外国人の採用面接で、経歴も人柄も申し分なく、「ぜひ当社で働いてほしい」と判断することがあります。
ところが、内定通知を出した後に在留カードや関係書類を確認した結果、現在は報酬を受けて働くことができない状態だった。予定していた仕事に就くには在留資格の変更が必要で、その変更が認められるかも、すぐには判断できない。この段階になって、採用担当者、配属部署、経営者の全員が対応に追われることがあります。
外国人採用では、候補者を「採用したい」と評価することと、その人が「現在又は許可後に、自社で予定している業務に適法に従事できるか」を確認することは、別の審査です。
本記事では、行政書士阿部総合事務所へ寄せられた相談実務をもとに、確認の順序が後手に回ると企業に何が起きるのかを整理します。
事例の取扱いについて
本記事の事例は、実際の相談実務で問題となった複数の論点をもとに、個人・企業を特定できないよう内容を再構成したものです。国籍、性別、年齢、過去の所属先、申請時期その他の特定につながる情報は掲載していません。
人材として魅力的でも、その会社で働けるとは限らない
相談のきっかけは、ある企業が、日本での活動経験が豊富な外国人へ内定通知を出したことでした。企業は、その人の発信力や実績を高く評価し、早い時期から勤務してもらうことを希望していました。
しかし、内定後に在留関係の資料を確認すると、次のような問題が重なっていました。
- 現在の在留資格では、報酬を受ける活動が認められていなかった
- 過去に別の在留資格申請を行った経緯があった
- 予定業務の名称は決まっていたが、実際の作業内容と業務割合が確定していなかった
- 学歴又は実務経験によって、予定する在留資格の要件を立証できるか未確認だった
- 本人から届く資料が断片的で、申告内容と原資料をすぐに照合できなかった
このため、「いつから働けるのか」「在留資格を変更できるのか」「内定を維持するのか」という企業の判断に、すぐ回答できる状態ではありませんでした。
本人の能力が低いから起きた問題ではありません。企業に外国人雇用の知識がなく、採用面接の時点で何を尋ね、どの書類を確認すればよいか分からなかったことが、問題を複雑にした大きな要因です。
在留カードを持っていることと、採用予定の仕事ができることは別
出入国在留管理庁は、外国人を雇用する際、在留カードに記載された在留資格、在留期限、就労制限の有無、資格外活動許可の有無などを確認するよう案内しています。
ただし、「有効な在留カードを持っている」という事実だけで、雇用してよいとは限りません。
特に在留資格が「特定活動」の場合、認められる活動は一人ひとり異なります。在留カードに「指定書により指定された就労活動のみ可」と記載されている場合には、通常はパスポートに添付されている、又は別紙で交付されている指定書まで確認しなければ、具体的な就労範囲を判断できません。
また、在留カード表面が「就労不可」であっても、裏面に資格外活動許可が記載されている場合があります。その場合も、許可された時間や活動範囲を確認する必要があります。
つまり、企業が確認すべきなのは、単に「何という在留資格か」ではなく、少なくとも次の三段階です。
- 現在、報酬を受けて働くことができるか
- 働けるとして、予定している業務まで認められているか
- 現在は働けない場合、必要な在留資格へ変更できる可能性を裏付ける資料があるか
在留カードと指定書の詳しい見方は、別記事「在留カードだけでは就労可否を判断できない――『特定活動』は指定書まで確認する」で解説しています。
「本人が変更できると言っている」は、企業の確認に代わらない
候補者から、「行政書士に変更できると言われた」「申請すれば働ける」「間もなく結果が出る」と説明されることがあります。
ここで注意したいのは、次の三つが同じ意味ではないことです。
- 一般論として、別の在留資格への変更申請ができること
- 本人の学歴・職歴などが在留資格の要件を満たすこと
- その企業で予定する具体的な業務に就くための変更が許可されること
本人が虚偽を述べているとは限りません。専門家から聞いた一般的な説明を、自分の案件にも当てはまると理解している場合や、企業側が本人の説明を広く受け取っている場合もあります。
外国人との採用交渉では、言語だけでなく制度理解の違いから、双方が別の意味で「働ける」と考えていることがあります。口頭説明だけで判断せず、申請書控え、結果通知、在留カード、指定書、学歴・職歴証明書などの原資料と照合することが重要です。
外国人採用には二つの審査がある
企業が行う採用判断は、二つに分けて考えると整理しやすくなります。
1．人材として採用したいか
- 経験や能力が自社の課題に合っているか
- 人柄や価値観が組織に合うか
- 給与、勤務時間、勤務地などの条件が合うか
- 配属先がその人を受け入れられるか
2．在留資格上、その仕事に就けるか
- 現在の在留資格と就労制限はどうなっているか
- 自社で予定する業務は、どの在留資格の活動に該当するか
- 本人の学歴、専攻、職歴は要件と関係しているか
- その事実を証明する資料があるか
- 過去の申請内容と今回の説明に矛盾がないか
- 許可が出るまで勤務開始を待てるか
一つ目の評価がどれほど高くても、二つ目の確認を省略することはできません。一方で、在留資格の要件に適合しそうだからといって、人材として採用すべきかを行政書士が決めるものでもありません。
採用の最終判断は企業が行い、行政書士は、その判断に必要な在留資格上の事実とリスクを整理する。この役割分担を曖昧にしないことが重要です。
職種名ではなく「毎日何をするか」を先に決める
「営業」「マーケティング」「動画担当」「海外事業担当」といった肩書だけでは、在留資格との適合性を判断できません。
例えば、マーケティング担当として採用するとしても、実際の仕事には次のような活動が混在します。
- 市場調査、顧客分析、広告戦略の立案
- 数値分析と改善提案
- コンテンツの企画
- 撮影への出演
- 撮影、編集、投稿作業
- 社内の一般事務や庶務
必要な専門性も、在留資格上の評価も同じではありません。どの業務が中心で、それぞれ何割程度を占め、誰が指揮命令し、会社のどの事業に必要なのかを整理して初めて、申請する在留資格との関係を検討できます。
職種名を先に決め、後から申請に合う説明を作るのではなく、実際に任せる業務を先に確定する必要があります。
SNS運用や動画制作を含む仕事については、別記事「『マーケティング担当』と書けば技人国になるわけではない――SNS・動画業務と在留資格」で詳しく取り上げています。
内定前に最低限確認したい7項目
候補者の採用を前向きに考えた段階で、次の事項を確認します。
- 在留カードの表裏、有効期限、就労制限
- 「特定活動」などの場合は指定書の全文
- 現在申請中の手続がある場合は、申請の種類と受付票
- 自社で予定する中心業務、付随業務、業務割合
- 学歴、専攻、職歴と、それを裏付ける証明書
- 過去の不許可・取下げを含む在留申請の経緯
- 許可取得まで入社・就労開始を待てるか
もっとも、採用選考の段階で、候補者の私生活や在留手続に関する資料を無制限に求めてよいわけではありません。採用予定業務への就労可否を確認するという目的を明確にし、必要な範囲の資料を、本人へ説明した上で取り扱う必要があります。
特に機微性の高い在留事情が関係する場合でも、その申請理由のすべてを会社が保有しなければ採用判断できないとは限りません。専門家が原資料を確認し、本人の同意を踏まえて、会社には採用判断に必要な範囲の結論とリスクを伝える方法も考えられます。
より一般的な採用前確認は「外国人を採用すると決める前に確認する5項目」にもまとめています。
すでに内定を出していたら、どう対応するか
内定後に就労できない可能性が判明しても、まず必要なのは、急いで働かせることでも、直ちに結論を出すことでもありません。
1．確認が終わるまで、認められていない業務を開始させない
研修、試用、アルバイト、業務委託という名称に変えても、実態が報酬を受ける活動であれば、在留資格上の問題が解消するわけではありません。
2．現在の在留状況と過去の申請を時系列で整理する
本人の記憶だけでなく、パスポート、在留カード、指定書、申請受付票、申請書控え、結果通知などを照合します。
3．会社の予定業務を具体化する
本人に合わせて名目だけを作るのではなく、会社が実際に必要とする業務、業務割合、配属先、指揮命令系統を確定します。
4．在留資格と労務の問題を分けて専門家へ相談する
在留資格は行政書士等へ、内定通知・労働条件・内定取消しなどの労務問題は社会保険労務士や弁護士等へ相談し、必要に応じて連携します。
厚生労働省も、採用内定によって労働契約が成立したと認められる場合、内定取消しが解雇に当たり得ると案内しています。外国人だからという理由だけで、すでに交付した内定通知や本人との合意を軽く扱うことはできません。
早く採用したいときほど、確認を先にする
「できるだけ早く働いてほしい」という企業ほど、在留資格の確認を後回しにすると、結果として時間を失います。
資料を集め始めてから、過去の申請、別の手続、立証できない職歴、想定と異なる就労制限が判明すれば、採用日程も社内説明もやり直しになります。候補者本人も、働けると思って待った末に採用計画が変われば、大きな負担を受けます。
内定前の確認には一定の時間と費用がかかります。しかし、日本人採用で人材紹介会社や適性検査に費用をかけるのと同じく、外国人採用では、在留資格と予定業務の適合性を確認することも採用コストの一部です。
ここで確認を省くことは、コストをなくすのではなく、不許可、入社延期、再募集、労務紛争、不法就労といった形で、後からより大きなコストになる可能性があります。
行政書士へ相談するのは「内定後」でなくてもよい
行政書士への相談は、申請書を提出する段階だけに限られません。
候補者を採用したいと考えた時点で、次のような確認ができます。
- 現在の在留資格で予定業務に就けるか
- 在留資格変更が必要か
- 申請を検討するために、どの資料が不足しているか
- 学歴又は実務経験の要件を立証できるか
- 過去の申請内容との整合性を確認する必要があるか
- 許可前の内定通知や雇用契約をどう整理するか
ただし、行政書士が採用可否を決定したり、許可を保証したりするものではありません。在留資格変更の許否は、申請書類だけでなく、行おうとする活動、本人の在留状況などを踏まえて入管が判断します。
行政書士阿部総合事務所では、申請の前段階から、企業が予定する業務と候補者の在留資格・経歴・資料を整理し、採用判断に必要な論点をお伝えします。複雑な在留履歴がある場合は、申請受任の前に資料精査と申請可能性の調査が必要になることもあります。
阿部隆昭の視点――外国人採用の問題は「知らない会社が悪い」だけでは解決しない
今回のような問題は、外国人を軽視する企業だけで起きるものではありません。むしろ、候補者を高く評価し、早く採用したいと考えた結果、在留資格の確認が後手に回ることがあります。
一般の企業にとって、採用面接で在留カードのどこを見て、指定書をいつ求め、職歴を何で証明し、過去の申請と今回の職務をどう照合するかは、分かりにくいのが現実です。
だからこそ、問題が起きた会社を責めるだけではなく、採用フローの中に確認手順を組み込む必要があります。
外国人雇用は、人手不足を補うためだけの手段ではありません。適切な知識と受入体制があれば、企業に新しい顧客、発信、技術、文化的な視点をもたらす可能性があります。一方、確認を曖昧にしたまま進めれば、企業にも外国人本人にも不利益が生じます。
「この人を採用したい」と思った時点が、在留資格を確認する最もよい時期です。内定を出した後ではなく、その前に専門家へ相談することが、企業防衛と外国人本人の保護の両方につながります。
外国人採用を決める前の相談を受け付けています
行政書士阿部総合事務所では、次のようなご相談に対応しています。
- 内定前の在留資格・予定業務の確認
- 在留カード、指定書、資格外活動許可の確認
- 外国人候補者の学歴・職歴と予定業務の照合
- 複雑な在留履歴がある候補者の資料精査・申請可能性調査
- 在留資格変更許可申請、在留期間更新許可申請等
「候補者は決まっているが、何から確認すればよいか分からない」という段階でも構いません。
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